O que todo síndico de primeira viagem deveria saber

Nos últimos anos temos visto o crescimento constante da área condominial. Condomínios cada vez maiores, mais tecnológicos e mais complexos, que exigem do síndico conhecimentos de administração, gestão, tecnologia e leis.  Muito mais do que mediar desavenças entre condôminos, os gestores atuais precisam lidar com rotinas complexas que demandam tempo e atenção.

Por isso, se você está interessado em assumir o cargo de síndico do seu condomínio, ou iniciar a carreira de síndico profissional, preste atenção nessas dicas:

Entenda suas funções

O primeiro passo a ser tomado é conhecer muito bem as suas funções do dia a dia, quais suas obrigações, prazos e atividades! Para um síndico profissional, essa parte pode não ser um problema, agora para aqueles que foram eleitos entre os moradores do prédio, vale a pena investir um pouco de tempo para pesquisar sobre a função.

Hoje em dia existem cursos preparatórios, palestras e muitas informações que podem ajudar.

Faça uma avaliação da situação do condomínio

Avalie como está o condomínio, converse com o antigo síndico, faça uma reunião para se apresentar aos funcionários e aos membros do conselho.

Converse com o máximo de pessoas que puder, entre funcionários e moradores, essas informações recebidas, podem ser o ponta pé inicial da sua gestão, as dores dos que convivem diariamente no local devem ser levadas em consideração, quando relevantes e benéficas para todos.

Para um síndico morador, essa etapa pode ser mais fácil, mas ainda é importante que seja feita.

Facilite e otimize as atividades

Após se familiarizar com as funções do dia a dia e ter colhido informações relevantes do condomínio, é hora de começar a colocar em prática, a primeira dica é: facilite o máximo que puder em relação as atividades cotidianas.

Geralmente a tecnologia é uma aliada nessas horas, ao passo que, hoje em dia existem no mercado inúmeros softwares para condomínios que ajudam na administração, além de serem interativos, onde é possível agendar reuniões, disponibilizar a ata ou até mesmo passar informações importantes aos condôminos.

Existem programas e sites de condomínios de uso exclusivo dos moradores que vão muito além do que foi mencionado. Alguns tem outras funcionalidades como acompanhar desde a parte financeira do condomínio, imprimir boletos, registrar queixas no livro virtual de ocorrências e reservar áreas de uso comum.

Planejamento financeiro e prestação de contas

Se o seu condomínio possui uma administradora, mantenha contato frequente para estar sempre a par das questões financeiras, convoque reuniões periódicas para avaliar junto ao conselho os documentos, notas fiscais e afins.

Caso o condomínio faça autogestão, é importante que o síndico(a) não tome decisões sozinho, é aconselhável sempre manter o conselho informado sobre questões que envolvam gastos, aquisições e outras partes do administrativo.

Seja o mais transparente possível, faça sempre mais de um orçamento, tenha as notas fiscais originais e evite gastos desnecessários, mesmo que seja para o condomínio.

Outro ponto importante, tenha um fundo de reserva. Ele pode ajudar a cobrir gastos com algum imprevisto sem que você precise desfalcar o caixa para isso.

Condôminos e regras internas

Parece bobo, mas muitos condôminos não conhecem as regras do próprio condomínio, e isso pode acarretar em reclamações e sobrecarregar seus serviços.

Para evitar dores de cabeça, faça uma reunião com os condôminos para repassar as regras e tirar dúvidas.

Elabore um manual online e envie para todos, seja por e-mail, WhatsApp ou outro sistema utilizado pelo condomínio.

Definir um horário de atendimento para dúvidas e sugestões dos moradores, também é uma boa maneira para entender as maiores causas de conflitos, e assim buscar uma melhor solução.