ÁREA DO CLIENTELGPD e Condomínios – Leitura inicial para síndicos
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é uma diretriz que traz maior segurança, privacidade e transparência no uso de informações pessoais. A LGPD também é aplicada aos condomínios e, por isso, os síndicos devem olhar com mais atenção para a gestão das informações da unidade imobiliária para não correr o risco de sofrer com multas e penalidades.
As administradoras de condomínios, por exemplo, devem agir com a máxima transparência em relação aos dados dos seus usuários. Mesmo os empreendimentos mais antigos devem se adequar à LGPD e criar políticas internas de segurança da informação o quanto antes.
Acompanhe a seguir e entenda qual a importância da LGPD para os condomínios e quais são as ações que os síndicos devem tomar para adequar o prédio!
A LGPD é uma legislação voltada para a proteção dos dados pessoais dos usuários, estabelecendo regras e limites sobre os processos de coleta, armazenamento, utilização e compartilhamento das informações. A lei surge em meio a um contexto em que ocorre exposição, ataques cibernéticos e vazamento de dados, sobretudo em ambientes virtuais.
A legislação entrou em vigor em agosto de 2021, exigindo que todos os dados do segmento condominial sejam tratados adequadamente. A regra se aplica aos inúmeros dados pessoais dos condôminos, moradores, visitantes, fornecedores e colaboradores, como número do CPF, impressão digital, gravações de áudio e vídeo, cópias de documentos, placas de veículos, entre outros.
Os visitantes, por exemplo, devem ter seus dados pessoais coletados apenas como forma de identificação e segurança do condomínio. No entanto, eles devem ser informados sobre como os seus dados serão tratados e quais são seus direitos, de acordo com a política de privacidade do edifício residencial.
Como a LGPD impacta os condomínios?
Os condomínios são diretamente afetados pela LGPD, uma vez que também lidam com dados pessoais de pessoas que transitam, prestam serviços e moram na unidade imobiliária. Dessa forma, administradoras, empresas de portaria remota e terceirizados em geral devem se adequar à norma legal, de preferência providenciando sistemas seguros que garantam a preservação das informações.
De acordo com a LGPD, por exemplo, as medidas de proteção se aplicam aos dados pessoais tratados nos meios digitais ou materializados em meios físicos, como impressos em papel ou preenchidos manualmente em formulários. Os documentos físicos devem ser armazenados em local seguro e acessados apenas por pessoas autorizadas.
O síndico, como representante legal do condomínio, é o responsável pela implementação e manutenção do programa de privacidade e proteção de dados pessoais. Assim, é seu dever adotar as medidas necessárias para a adequação do edifício à LGPD.
É possível ainda contratar uma consultoria especializada para auxiliar na revisão de processos, no treinamento da equipe e na indicação das medidas de governança. Com isso, o condomínio pode evitar diversos incidentes de segurança no tratamento de dados pessoais, como exposição e vazamento de informações.
Qual a importância de se adequar à LGPD?
Sem a adequação à LGPD, a administração predial pode sofrer penalidades e sanções instituídas em lei, como:
- advertência: indica um prazo para a adoção de medidas corretivas;
- multas: multa simples ou diária de 2% do faturamento do condomínio;
- publicização da infração: publicação em meios de comunicação para que todos saibam que o empreendimento deixou de tomar os cuidados adequados com os dados de terceiros;
- bloqueio de acesso aos dados por parte do controlador: sanção que vale até que seja feita a regularização;
- suspensão: por tempo determinado da atividade de tratamento dos dados pessoais;
- proibição: parcial ou total do exercício de atividades relacionadas com o tratamento de dados.
As sanções são aplicadas após o procedimento administrativo de ampla defesa, de acordo com as características de cada caso. São considerados, por exemplo, a gravidade da infração, a condição econômica do infrator, a reincidência, o grau do dano, a cooperação do infrator, entre outras ações. Vale lembrar que as penalidades da LGPD não impedem a aplicação de sanções civis ou penais, como as definidas no Código de Defesa do Consumidor.
Não existe um plano de adequação padrão à LGPD, no entanto, os condomínios devem formular regras de boas práticas e de governança que estabeleçam as condições de organização das informações. Uma indicação interessante é investir em ações educativas e mecanismos internos de supervisão e de mitigação de riscos.
Mesmo assim, um dos melhores e mais eficazes caminhos é a conscientização da administração predial. Síndico, condôminos e funcionários devem estar atentos à cultura de privacidade e à proteção de dados. Outra dica é contratar uma consultoria especializada que oferece soluções na revisão de processos e na correta implementação jurídica e tecnológica.
Como adequar o condomínio à LGPD?
Para se adequar à LGPD, é fundamental que o condomínio conte com infraestrutura de cibersegurança e de outras tecnologias que minimizem os riscos e os potenciais incidentes de segurança da informação, além de outros problemas passíveis de sanções.
Os funcionários do edifício também devem ter treinamentos contínuos para que se conscientizem da importância dos dados pessoais coletados. Mesmo que os colaboradores não respondam diretamente pelos danos ou multas, eles podem ser punidos com advertência ou, até mesmo, com a dispensa por justa causa.
Os dados coletados na portaria ou as imagens e áudios gravados dos visitantes e moradores, por exemplo, devem ser armazenados de forma segura. Por isso, o treinamento do profissional que terá acesso e manipulará os dados é fundamental. Qualquer vazamento, por meio físico ou digital, causa danos aos titulares tanto na esfera administrativa quanto na judicial.
A LGPD veio para ficar e os condomínios devem se apressar para ficar em conformidade com a lei. Com as normas em vigor, o síndico pode buscar por uma empresa especializada e com ampla experiência para realizar a adequação do edifício para a LGPD.
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