Encomendas, um processo que requer atenção!

Hoje com as compras online o fluxo de encomendas entregues nas portarias dos condomínios aumentou expressivamente. E com o crescimento das demandas diárias muitos processos ainda não foram adequados para a nova realidade.

Qual condomínio que nunca sofreu com uma encomenda perdida ou não registrada? Esses índices aumentaram consideravelmente nos últimos dois anos e junto com eles as reclamações por parte dos moradores e condôminos.

Algumas empresas já fornecem os armários inteligentes para facilitar a retirada e manuseio das encomendas, mas muitos condomínios ainda não conseguiram acompanhar a tecnologia e não possuem recursos financeiros para contratação destes serviços mais informatizados.

E como resolver a questão em pauta das encomendas. Os porteiros estão mais sobrecarregados e o fluxo de entregas aumentando diariamente. Tem mesmo como resolver essa situação? A resposta sem sombra de duvidas é que sim!

Existem processos que podem ser adequados à rotina dos colaboradores que facilitam a sua rotina e diminuem o risco de erros. E quero deixar aqui algumas formas de você Síndico prevenir a sua equipe de ter encomendas “perdidas” ou até mesmo “extraviadas”.

Tenha o habito de sempre registrar a entrada da encomenda através de um caderno de protocolos. E assim que o morador buscar esta encomenda que o mesmo assine o caderno por extenso, sem rubricas para em caso de necessidade se consiga identificar quem a retirou.

Anotar com um canetão na encomenda o numero da página do caderno de protocolo também se faz de fundamental importância, pois no ato da entrega ao destinatário fica mais ágil a identificação da pagina para assinatura.

Em caso do condomínio utilizar sistema de comunicação com os moradores é aconselhável que o registro também seja feito por ele. Dando a entrada e saída de retiradas das encomendas e se possível tirando foto do numero de registro da postagem com o nome do destinatário.

Dicas simples que pode ajudar a organizar a rotina de recebimento e entregas das encomendas do seu condomínio e com um pouco de atenção não deixar que nenhuma delas tenha o seu destino desviado.

“Síndico, para organizar processos é necessário organizar as ferramentas e protocolos para os seus colaboradores”.

Ana Clara Serbêto
Síndica | Treinadora de Equipes e Palestrante Condominial
@claraserbeto