6 dicas para manter o foco da assembleia do condomínio

Mediar uma assembleia não é tarefa fácil, devido a grande quantidade de pessoas e as divergências de ideias, longos debates acabam se iniciando entre os assuntos da pauta. Esses desvios de foco prejudicam o andamento da assembleia, tornando-a mais longa e cansativa.

Por isso listamos aqui 6 dicas sobre como manter o foco da assembleia e até mesmo lidar com situações de atrito e desconforto.

Convocação

Para garantir o andamento correto da assembleia, os preparativos devem começar muito antes dos condôminos se reunirem, ou seja, desde a convocação.

Deixe todos as informações importantes disponíveis, principalmente os horários. É importante frisar esse ponto para evitar o desgaste de longas assembleias.

Outro ponto importe é que o síndico disponibilize os materiais da assembleia, a pauta com a lista de todos os assuntos, para que os participantes fiquem cientes.

Quando o condômino chega bem informado na assembleia, o síndico economiza mais tempo com explicações.

Regras

Para ter uma reunião tranquila, é importante que exista algumas regras a serem seguidas, para que todos possam participar e não ocorra desavenças, como por exemplo:

• Não atender o celular durante a assembleia – de preferência deixar no silencioso ou desligado
• Seguir os assuntos listados na pauta
• Peça para que o condômino que queira falar levante a mão
• Esperar o outro terminar de falar para poder expressar sua opinião, não interromper.
• Estabelecer um tempo de fala
• para cada condômino
• Colocar um tempo para cada tópico da pauta ser discutido

Escolher o Presidente de mesa

Uma das partes mais importantes de uma assembleia é a escolha do presidente. Ele irá conduzir a reunião, e por isso deve ser alguém que além de boa oratória, também seja respeitado pelos condôminos. E ser respeitado não quer dizer necessariamente amigo, o presidente deve se manter neutro diante de possíveis discussões, amenizando a situação sem tomar partido.

Foco

Para que não haja a perda de foco, o presidente da mesa não deve deixar que os condôminos se manifestem sobre assuntos que não constam na pauta. Caso haja insistência por parte dos participantes, tome a palavra e sugira que este assunto seja discutido no final da reunião, caso não exceda o tempo limite proposto para assembleia.

Caso contrário, reúna todos os assuntos listados pelos moradores para colocar na pauta da próxima assembleia.

Aprovar apenas itens da pauta

Itens que estão fora da pauta não devem ser votados. Todos os assuntos de votação devem constar na pauta da reunião. Mesmo não seja uma prática ilegal, não seria o método correto de aprovação, podendo o síndico correr o risco de ter a assembleia anulada.

Pulso firme

Em uma assembleia, geralmente os condôminos sabem quem costuma ser o causador de polêmicas. É importante identificar esse indivíduo e não o deixar tomar conta da reunião com assuntos não convenientes e fora da pauta. Seja firme se preciso!

Você como síndico deve estar sempre disposto a esclarecer dúvidas e ser um conciliador.
Esteja atento ao livro de ocorrências (livro para o registro de queixas) e intervenha de maneira rápida para que pequenos problemas do dia a dia não atrapalhem à reunião do condomínio e contaminem o clima.

Vale ressaltar, para que as decisões tomadas em assembleia tenham valores legais, é importante ter tudo registrado na ATA, assim o condomínio fica resguardado de problemas futuros.